Como Gerenciar as Coletas de suas Mercadorias

Com a necessidade cada vez maior de se reduzir o tempo dos ciclos logísticos, o processo de coleta, importante etapa da cadeia logística, precisa ser acompanhado de perto pelo responsável da carga no sentido de evitar qualquer imprevisto, como a sua não realização na data prevista, por exemplo.

Isso porque qualquer atraso na coleta pode representar sérios transtornos e prejuízos financeiros se considerarmos a possibilidade de ruptura no abastecimento da linha produtiva e/ou entrega do produto ao cliente final. Logo, fica evidente uma série de impactos negativos não somente na operação logística, mas refletidos nos resultados da empresa como um todo.

Independentemente de quem seja o tomador do frete, em um cenário onde sua empresa é a destinatária da carga, ou seja, em que o processo de coleta (agendamento, atendimento à transportadora, emissão de documentos e despacho) fica à cargo do fornecedor, também deve existir a preocupação em gerenciar os prazos programados, mesmo que as ações sejam de responsabilidade do remetente. Neste contexto, algumas medidas podem contribuir para o controle da coleta de suas compras, entre eles:

  • Implementar um conceito similar à cadeia de suprimentos, onde predomina o alinhamento contínuo entre parceiros de negócio, baseado na confiança, competência técnica e troca de informações, visando o pleno atendimento da operação (neste caso, com foco na gestão de coletas);
  • Alinhamento interno entre a Logística e as áreas de Compras/Suprimentos para identificar potenciais problemas de expedição de fornecedores, atuando de maneira proativa em casos críticos;
  • Estabelecer uma programação de envios junto ao fornecedor, com datas pré-fixadas, que otimizem a expedição e facilitem o acompanhamento;
  • Monitorar diariamente as remessas através de planilhas ou sistemas de gestão interligados;
  • Uso da tecnologia para troca de informações em tempo real (EDI) e demais mecanismos, como aplicativos, por exemplo;
  • Implantar indicadores de desempenho periódicos, que permitam avaliar a eficácia de fornecedores e transportadores.

Já em situações onde sua empresa é a remetente da carga, é possível ampliar o controle sobre as coletas com ações que envolvem:

  • Acionar o transportador assim que o material estiver pronto para ser expedido;
  • Registrar evidências do pedido de coleta, como: nome do responsável pelo atendimento, número da coleta, data e hora da solicitação, etc.;
  • Definir horário (janela de serviço) para cada transportador, mantendo uma rotina diária de expedição;
  • Sinalizar imediatamente os setores responsáveis (SAC, Comercial) em casos de não conclusão de uma coleta para que o destinatário da carga possa ser comunicado e a situação resolvida o mais breve possível;
  • Medir e atuar sobre os resultados por meio de KPIs.

Tendo em vista as particularidades de cada empresa, estendidas à sua cadeia de suprimentos, cabe ao gestor avaliar quais alternativas são mais aderentes no que se refere ao gerenciamento de suas coletas.

O fato é que medidas reativas muitas vezes não resolvem, isto é, mesmo contratando meios mais ágeis de transporte na tentativa de amenizar os reflexos de uma coleta não atendida no prazo, estas podem não surtir o efeito esperado, além de superar os valores de frete do modelo normalmente utilizado.

Desse modo, antecipar-se ao problema ainda é a melhor forma de conduzir a gestão de coletas da sua carga. A integração planejada, com caráter estratégico e objetivos compartilhados, apoiada por sistemas e comunicação eficientes entre empresas e setores, certamente produzirão melhores resultados na disponibilidade de produtos de acordo com as necessidades da empresa e seus clientes.

E você, de que forma gerencia a coleta de suas mercadorias? Compartilhe suas experiências nos comentários.

Abraço!

Claudionei de Andrade

Claudionei de Andrade

Claudionei de Andrade é graduado em Administração de Empresas, especialista em Gestão Estratégica Empresarial e especialista em Logística e Distribuição. Possui experiência profissional na área logística de transportes, armazenagem e gestão de frota.

Website: http://www.logisticanapratica.com.br

2 Comentários

  1. Vinícius Carlos Oliveira Souza

    Gosto muito de ler sobre logística, quem trabalha em meio a correria do abastecimento, de coletas, prazos e clientes cada vez mais exigentes, sabe o quanto é importante e quão valoroso é esse trabalho, muito obrigado, torço por mais pessoas que compartilham seus conhecimentos, ajudando a enriquecer essa área incrível, e cheia de desafios que é a área logística… parabéns

    • Olá Vinícius!
      Muito obrigado pelo contato. Espero que continue acompanhando nosso conteúdo.
      Abraço!
      Claudionei

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