Principais Técnicas de Negociação e Gestão de Fretes

Em geral, a gestão de fretes demanda uma série de análises e processos que são fundamentais não apenas para a eficácia da operação logística, mas para o sucesso do negócio como um todo. Os impactos causados a partir da contratação de transportadoras atingem vários setores – internos e externos – e quando refletem negativamente no atendimento ao cliente podem produzir efeitos desastrosos, muitas vezes irreversíveis para a empresa.

Nesse sentido, fica evidente o desafio da logística em atuar de maneira assertiva quanto a ampliação da eficiência operacional e, ao mesmo tempo, buscar constantemente a redução da conta frete, cujos gastos absorvem grande parte dos custos totais da companhia.

Mas como abranger, simultaneamente e em níveis adequados, valor de frete e nível de serviço em um contrato de transporte quando, em tese, estas variáveis são diretamente proporcionais?

Para responder esta pergunta, é importante que a seleção de transportadoras esteja fundamentada nas seguintes práticas, visando assim ampliar as margens e potencializar os resultados das contratações:

Ter pleno domínio da carga e operação

Demonstrar segurança é o primeiro passo para atingir os objetivos em uma negociação. Para isso, é fundamental conhecer plenamente as características da mercadoria e a dinâmica do processo logístico da empresa. Entre outros aspectos, este cenário inclui analisar:

  • Volumetria de carga, regiões e prazos de entrega;
  • Demandas sazonais e particularidades de clientes;
  • Participação de distribuição fracionada e lotação;
  • Índice de quebras, avarias, retorno e devoluções;
  • Procedimentos e documentação;
  • Exigências relativas a seguro, contrato de transporte, entre outros.

Ter domínio de informações como essas e fornecê-las de forma clara em uma negociação de fretes, permitirá a implementação de um acordo comercial mais objetivo, aderente e alinhado ao perfil de carga do embarcador. Do mesmo modo, é importante apresentar sua operação logística ao transportador – ampliando sua visão sobre a carga e processos operacionais – permitindo então esclarecer eventuais dúvidas de forma antecipada.

Estabelecer critérios de seleção

Optar por uma transportadora apenas em função da melhor oferta de preço pode ser o início de sérios problemas. Os critérios de seleção na contratação de transporte devem exceder as propostas de frete reduzido. Quando o embarcador confia sua carga ao transportador, precisa encontrar a partir daí a “solução dos seus problemas”. Entre outros aspectos, é fundamental avaliar se a empresa:

  • Possui estrutura adequada e frota em plenas condições de operação;
  • Investe em tecnologia, integração de dados, informações em tempo real;
  • É ágil e oferece rápida resolução em ocorrências de entrega;
  • Conta com equipe qualificada e suporte proativo em situações críticas;
  • Apresenta processos definidos e fluxo de informações eficiente;
  • Opera com seguro de carga e demais exigências legais;
  • Cumpre com prazos e acordos de nível de serviço;
  • Negocia tarifas e flexibiliza sua operação em prol do atendimento.

Naturalmente, devido à dinâmica das operações logísticas, não é possível assegurar um processo linear na distribuição e transporte, nem garantir que tudo ocorrerá sem contratempos. No entanto, o transportador que pratica preços muito baixos dificilmente estará preocupado com fatores como esses, mesmo porque não conseguirá atendê-los.

Em situações onde a carga requer cuidados especiais ou possui características específicas de movimentação e transporte, a busca deve se concentrar em transportadoras especialistas, já que oferecem estrutura e conhecimentos necessários para atender as particularidades daquele tipo de material.

Realizar simulações

Ao definir os parâmetros do processo de negociação, é possível realizar uma pesquisa direcionada aos transportadores que realmente possam atendê-los, seja em termos de estrutura, tecnologia, tarifa, entre outros.

Nesse contexto, no que se refere ao valor de frete, é importante fundamentar sua análise em, no mínimo, três propostas distintas. A cotação ou simulação de embarques baseada em cenários reais da operação auxilia na identificação de pontos positivos e negativos de cada tabela, aumentando o poder de barganha e sendo um aliado na tomada de decisão.

Priorizar investimentos em segurança e tecnologia

Há algum tempo, já não cabe dissociar a tecnologia das operações logísticas face a demanda constante relativa ao gerenciamento de cargas, documentos e informações. Mais do que isso, estas necessidades precisam ser atendidas de imediato, em tempo real ou, até mesmo, prevendo cenários. No serviço de transporte, a tecnologia está presente em processos como:

  • Rastreamento e monitoramento de cargas;
  • Integração automática de arquivos eletrônicos;
  • Solicitação de coleta, cotação, suporte e serviços de consulta online, entre outras frentes.

Além de ampliar o controle e segurança da carga, a tecnologia diminui significativamente o índice de erros, aumenta a velocidade, precisão e fluidez das informações, atuando diretamente na redução dos custos de transporte, bem como na melhoria do nível de serviço entregue aos clientes.

Gerenciar os resultados

Medir o desempenho de qualquer ação é premissa para identificar possíveis desvios e atuar na sua correção. A utilização de indicadores logísticos surge da necessidade de alcançar maiores níveis de eficiência e qualidade. A questão dos custos, aliado ao fato da distribuição ter participação efetiva no atendimento ao cliente, faz com que o mesmo tenha que ser constantemente gerenciado.

Para estabelecer, na prática, um processo de gerenciamento de resultados baseado em indicadores de desempenho, é fundamental:

  1. Definir quais serão os itens de controle;
  2. Apontar quais serão as metas de cada indicador;
  3. Identificar de que forma as informações serão coletadas;
  4. Deliberar os responsáveis pela coleta e inclusão dos dados;
  5. Decidir a frequência com que cada indicador será avaliado;
  6. Medir e atuar sobre os resultados.

A implantação de indicadores que impactam de forma relevante a operação logística pode representar um caminho seguro na busca dos objetivos planejados, sendo a maneira mais eficaz de acompanhar a atuação operacional e os resultados financeiros obtidos com os parceiros de transporte.

Construir relações de parceria

Como se sabe, na gestão de fretes existem decisões que são determinantes para o desempenho financeiro da empresa, mas, em contrapartida, refletem nas variáveis de qualidade e atendimento.

Obviamente, obter redução de custos é extremamente importante diante da realidade econômica em que muitas companhias estão inseridas. Contudo, construir relacionamentos confiáveis e seguros com os parceiros de transporte promove resultados que podem superar uma eventual economia.

Nesse sentido, embarcador e transportador precisam compreender a negociação de frete como uma possibilidade de futuro conjunto, estabelecer índices de eficiência compatíveis com o patamar de preços acordado, proporcionando benefícios reais para ambos os lados.

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Um abraço!

Claudionei de Andrade

Claudionei de Andrade

Claudionei de Andrade é graduado em Administração de Empresas, especialista em Gestão Estratégica Empresarial e especialista em Logística e Distribuição. Possui experiência profissional na área logística de transportes, armazenagem e gestão de frota.

Website: http://www.logisticanapratica.com.br

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