Como evitar que erros de Cubagem comprometam o Custo do Frete para o Embarcador

O termo CUBAGEM está presente na Logística de Transporte de grande parte dos embarcadores. Indústrias que produzem bens volumosos e/ou com peso inferior à sua densidade costumam ter suas tabelas de frete baseadas na metragem cúbica da carga, independentemente do modal que utilizam para a distribuição.

Já em empresas que trabalham com diferentes artigos, com pesos e dimensões diversificados, as negociações normalmente levam em conta o Frete Peso e/ou o percentual sobre NF (Frete Valor). No entanto, quando o transportador identifica que o volume do item é superior ao peso real, a cubagem é aferida e o frete passa a ser calculado sobre o peso cubado. Até aí tudo normal, pois é prática do mercado aplicar sempre o maior valor desta relação. Contudo, este é ponto onde a cubagem, se não for devidamente acompanhada, pode se tornar uma fonte de perdas para o embarcador.

Neste artigo, você entenderá o porquê e quais os cuidados para evitar que a cubagem se torne a vilã da sua conta frete. Além disso, em um exemplo prático e real, verá o quanto um erro de cubagem compromete (e muito) o valor final do frete. Acompanhe!

A CUBAGEM, NA PRÁTICA!

Em geral, os gestores estão acostumados a lidar com tudo o que envolve a cubagem da carga. Conhecem cada linha das tabelas de frete e dominam suas planilhas em Excel. Porém, apenas a teoria não garante que a empresa está pagando de acordo com o que contratou. O fato é que existem questões operacionais que estão diretamente ligadas ao resultado de frete da empresa, e a cubagem é uma delas.

Na visão do embarcador, quando falamos em cubagem, mesmo que todas as condições estejam alinhadas na negociação, e por mais que o cálculo do frete esteja de acordo com o peso cubado informado no conhecimento de transporte, existe um passo anterior que é determinante: a correta aferição das medidas dos volumes. Sem isso, a cobrança não será condizente ao que realmente é devido, ou seja, é preciso certificar-se de que as dimensões da carga estejam devidamente aferidas para que o valor do frete seja compatível com o que foi transportado.

Com relação aos erros cometidos pelas transportadoras no momento de determinar a cubagem, é importante observar que nem todas possuem os equipamentos que automatizam a aferição, e acabam tornando esse processo manual, incorrendo muitas vezes em falhas.

Especificamente no transporte rodoviário de carga, uma convenção indica que o fator de cubagem a ser aplicado é de 300kg/m3. Quando as informações utilizadas no cálculo da cubagem divergem das medidas reais do volume, por menor que seja a diferença, haverá uma alteração considerável no custo final do transporte.

No quadro abaixo, são listados dois exemplos práticos de divergências de frete provenientes de desacordo de cubagem. Estas são situações reais (e extremas), mas que podem ocorrer no dia a dia de qualquer embarcador:

Para resumir a história, ao receber o XML do CT-e por e-mail, o responsável pelo departamento de Transporte da empresa verificou que o valor final dos fretes estava muito acima do habitual. Como se tratavam de dois pedidos de compra, acionou o setor de Recebimento para realizar a checagem das aferições assim que a mercadoria chegasse. Como se previa, foi constatado erro na cubagem em ambos os casos. As transportadoras foram questionadas, assumiram a falha e fizeram o ressarcimento.

Conclusão: a “economia” obtida por meio desta ação (R$ 1.458,93) permitiu quitar quase 100% do valor dos dois fretes, que somam R$ 1.483,31. Ou seja, a empresa pagaria praticamente o dobro do que realmente era devido.

Como você deve ter notado, os valores são realmente muito expressivos e, a longo prazo, podem provocar um grande “estrago” na conta frete. Mas como se cercar para inibir episódios como esses? Veja a seguir alguns caminhos que podem ser seguidos.

COMO POTENCIALIZAR O CONTROLE SOBRE A CUBAGEM

Inicialmente, é importante separar as duas principais operações do embarcador – ENTRADA e SAÍDA de mercadorias – para então traçar estratégias e definir os mecanismos de controle para atuar em cada uma delas. Por exemplo:

a) Na ENTRADA: é fundamental que haja alinhamento interno e comunicação direta entre as áreas de Transporte e Recebimento para que potenciais inconsistências de cubagem sejam identificadas e evidenciadas no ato do recebimento.

Quando não existe um procedimento padrão para aferir os volumes recebidos, o gestor de Transporte informa ao recebedor/conferente qual entrega deve ser auditada. Para isso, é preciso que a transportadora envie o DACTE automaticamente, assim as ações podem ser planejadas de forma prévia.

Em entrada de pedidos de compra, o fornecedor também pode auxiliar se, ao expedir a carga, indicar as dimensões na nota fiscal para que o CT-e seja emitido de acordo com o que foi informado, eliminando o problema na sua origem.

b) Na SAÍDA: com relação à carga expedida, o processo a pouco citado deve ser feito pela Expedição da empresa embarcadora (quando for o tomador do frete), momentos antes do despacho. Isto é, assim que o material estiver disponível e pronto para a coleta, o expedidor realiza a aferição e informa as medidas dos volumes na NF. Quando não for possível incluir a informação no documento fiscal, pode ser passada ao transportador e também ao gestor de Transporte para que seja utilizada posteriormente (na emissão e auditoria do CT-e).

Essas são práticas que a empresa pode fazer uso para ampliar seu controle. São medidas simples, porém eficazes, que requerem proatividade e sinergia entre as equipes.

Além disso, vale lembrar que a auditoria diária dos fretes é uma ferramenta poderosa neste sentido. E quando o embarcador utiliza um sistema TMS torna a gestão sobre a cubagem ainda mais efetiva, tendo em vista que parâmetros que comparam o frete calculado e o realizado possibilitam a visualização das divergências por componente, bem como dos dados que dão input ao cálculo do frete, como peso real x peso base de cálculo. Da mesma forma, o software automatiza atividades até então operacionais e processa as informações em tempo real, possibilitando uma atuação mais estratégica, o que no caso da cubagem é essencial.

[Uma última dica…] Outra frente que pode ser trabalhada consiste no mapeamento de fornecedores e/ou clientes com recorrência de carga cubada. É comum que tais ocorrências se repitam com os mesmos remetentes ou para os mesmos destinatários. Sendo assim, é possível, por exemplo:

  1. Criar alertas no sistema;
  2. Elaborar controles internos, como uma relação dos CNPJs mais críticos e encaminhá-la ao transportador para monitoramento;
  3. Ter uma gestão colaborativa junto à área de Compras para o planejamento de embarque de pedidos programados; entre várias outras ações que podem atender às particularidades da sua empresa.

Enfim, existem inúmeras formas de combater erros de cubagem e que são plenamente possíveis de executar. O que não pode é deixar de ter um controle efetivo, pois o preço é alto e muito dinheiro já pode ter ido pelo ralo até aqui. Pense nisso!

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Forte abraço!

Claudionei de Andrade

Claudionei de Andrade

Claudionei de Andrade - Instrutor na LNP Cursos Gerenciais. Graduado em Administração de Empresas, especialista em Gestão Estratégica Empresarial e especialista (MBA) em Logística e Distribuição. Possui experiência profissional na área logística de transportes, armazenagem e gestão de frota.

Website: http://www.logisticanapratica.com.br

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