Notas Fiscais (Des)Agrupadas e seus Efeitos para o Embarcador

Dentre as inúmeras atividades presentes nas operações logísticas, o processamento de pedidos é, sem dúvida, um elemento fundamental e que requer muita atenção por parte do embarcador. Naturalmente, a prática se altera de acordo com o segmento de atuação e o fluxo estabelecido por cada empresa, mas, em geral, é um processo que envolve uma série de etapas, entre elas: entrada do pedido no sistema do embarcador, onde são feitas validações como disponibilidade de estoque, por exemplo; separação; embalagem; documentação para expedição; programação de transporte; e a entrega ao cliente, concluindo o ciclo.

Este artigo abordará uma rotina contida em uma das fases do atendimento do pedido: a emissão de documentos, mais especificamente, o agrupamento de notas fiscais para transporte. Por meio de dois exemplos práticos, você verá as consequências financeiras causadas quando este procedimento não é realizado com efetividade, e quais ações o gestor pode tomar visando inibir gastos adicionais em virtude do não agrupamento de notas. Vamos lá?!

O PROCESSO DE AGRUPAMENTO DE NOTAS FISCAIS, NA PRÁTICA 

Por mais simples e operacional que possa parecer, esta rotina é capaz de provocar um impacto gigantesco na conta logística da empresa, elevando exponencialmente seu custo de frete.

Na prática, o agrupamento de notas fiscais trata-se de fazer, sempre que possível, a união de notas fiscais expedidas no mesmo dia e para o mesmo destinatário para que o transportador emita um único conhecimento de transporte. Mas você pode estar se perguntando: por que a emissão de dois ou mais fretes para notas que poderiam ter sido agrupadas faz tanta diferença?

A resposta passa por um termo chamado FRETE MÍNIMO. Em resumo, significa dizer que para cada conhecimento de transporte que é emitido são aplicados valores mínimos por emissão. Ou seja, para tarifas como Taxa de Emissão de CT-e e TDE, o embarcador pagará o valor integral da taxa conforme a quantidade de fretes emitidos. Já para componentes cuja a cobrança é variável – Frete Peso, AD Valorem e Gris, por exemplo – haverá perda devido a não consolidação das bases para o cálculo do frete (peso e valor da mercadoria), além do valor mínimo, quando existir.

Portanto, o fato de a transportadora não ter agrupado notas fiscais e ter emitido um CT-e para cada nota não significa que haverá inconsistência na cobrança do frete, e sim que o embarcador deixou de ter uma “economia” em razão disso. Da mesma forma, demandas internas ligadas às áreas Fiscal e Contas a Pagar são reduzidas devido ao menor número de documentos emitidos.

Avaliando o aspecto financeiro para o embarcador – CUSTO PARA REALIZAR A ENTREGA – temos as seguintes situações que denotam o QUANTO a não junção de notas fiscais pode comprometer o valor final do transporte. Acompanhe:

CASO 1:

No primeiro caso, uma operação de venda para determinado cliente gerou duas notas fiscais. O responsável pelo faturamento na empresa embarcadora não se atentou e deixou de agrupá-las. Por sua vez, o transportador também não seguiu o procedimento e emitiu dois conhecimentos de transporte, um para cada nota. Veja os detalhes no quadro abaixo:

Em um cenário com notas fiscais desagrupadas, o embarcador pagaria um total de frete de R$ 131,41. Já com notas agrupadas em um único CT-e, o total seria R$ 69,28, ou seja, praticamente a metade. Na verdade, a diferença corresponde ao valor do CT-e 23.645-1. Isso leva a concluir que o peso e o valor da mercadoria relativos a NF 121.151-1 são irrisórios, e seu custo de frete seria absorvido pelo CT-e 23.622-1. Logo, neste caso, R$ 62,13 representa para o embarcador um valor que pode ser evitado, desde que exista gestão sobre o agrupamento de notas.

CASO 2:

O segundo exemplo apresenta um caso de não união de notas somado a um agravante: o cliente em questão possui uma TDE – Taxa de Dificuldade de Entrega no valor de R$ 120,00.

Em certa data, ao faturar um pedido para determinado cliente, o embarcador emitiu três notas fiscais. Todas foram expedidas na mesma data e seguiram para a transportadora juntas, porém não foram agrupadas. Ao gerar a documentação para transporte, o transportador emitiu um CT-e para cada nota, não observando a questão do agrupamento. Acompanhe o resultado, a seguir:

Com incidência de TDE para cada CT-e emitido, o valor do frete com notas fiscais não agrupadas totalizaria R$ 670,98. Já com a união das notas e a cobrança em apenas 01 CT-e, o frete seria de R$ 269,54, isto é, uma diferença de R$ 401,44, o que representa uma variação de quase 250%.

Conclusão: Ao não executar um processo simples e rotineiro, o embarcador pode desembolsar MUITO MAIS pelo frete. Isso prova que a falta de gestão na logística interna pode custar caro à empresa.

NÃO AGRUPAMENTO DE NOTAS: CAUSAS E AÇÕES

Agora que já se sabe o tamanho do prejuízo que o não agrupamento de notas pode causar para o embarcador, é preciso analisar as possíveis origens deste problema e avaliar quais medidas podem ser tomadas visando eliminar sua ocorrência.

Inicialmente, vale lembrar que, dependendo da negociação, o agrupamento de notas pode ser de responsabilidade do embarcador ou do transportador, e é importante que essa informação conste em contrato e/ou esteja descrita na própria tabela de frete.

Quando a responsabilidade é do embarcador, uma das causas pelo não agrupamento de notas é a própria negligência por parte da empresa, isto é, quando não se estabelece procedimento padrão que garanta a execução e efetividade da rotina. Ou ainda, mesmo com um processo definido, ocorre falha ao não unir, para o mesmo destinatário, notas fiscais emitidas em horários distintos. Ou até mesmo quando existem particularidades no atendimento, como por exemplo, quando o cliente solicita que seja emitida uma NF por pedido e o setor responsável não agrupa os respectivos documentos.

Já por parte do transportador, o não agrupamento pode ter origem no descumprimento de uma condição acordada em tabela/contrato. Também é possível ter sido por um “descuido” – falta de controle – no processo em situações onde há mais de uma coleta no dia para o mesmo cliente destinatário e é emitido um conhecimento para a(s) nota(s) recolhida(s) em cada coleta.

Todas as situações citadas acima são hipotéticas, mas assim como essas, existem muitas outras prováveis causas de não agrupamento, independentemente de quem seja o responsável. O fato é que, na dúvida, o embarcador deve se cercar contra cobranças indevidas provenientes de não união de notas, pois, no final das contas, o preço da falha (que não é barato) recairá sobre ele.

Para manter o controle em relação à emissão de notas fiscais e seus respectivos conhecimentos de transporte, além de buscar o alinhamento do processo junto ao seu transportador e definir o procedimento no contrato ou tabela de frete, o embarcador precisa tomar ações internas. E, entre as mais relevantes, deve investir nos três pilares essenciais da sua operação, são eles:

  1. Processos: é necessário definir o método, os recursos e as ferramentas que deverão ser aplicadas na atividade, bem como o processo deve estar claro para todos os envolvidos;
  1. Pessoas: a equipe deve ser treinada em torno das etapas do procedimento, e orientada constantemente sobre o propósito do que está sendo executado;
  1. Tecnologia: como não poderia deixar de ser, a tecnologia contribui diretamente para o controle no agrupamento de notas. Através de sistemas de gestão é possível identificar; criar alertas, regras e bloqueio de emissão; além de gerar relatórios e várias informações gerenciais relacionadas.

Enfim, existem inúmeras formas de se precaver, e cada uma atenderá um caso específico. Tendo em vista a relevância do tema, principalmente sob o aspecto financeiro, cabe ao embarcador analisar qual trará um resultado mais efetivo considerando as características da sua operação.

Para conhecer outros artigos, oportunidades e soluções aplicadas na gestão de transporte do embarcador acesse: www.logisticanapratica.com.br

Um abraço!

Claudionei de Andrade

Claudionei de Andrade

Claudionei de Andrade - Instrutor na LNP Cursos Gerenciais. Graduado em Administração de Empresas, especialista em Gestão Estratégica Empresarial e especialista (MBA) em Logística e Distribuição. Possui experiência profissional na área logística de transportes, armazenagem e gestão de frota.

Website: http://www.logisticanapratica.com.br

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