Tabela de Frete Simplificada: Como descomplicar as tabelas de frete e obter (amplas) vantagens em suas negociações de transporte

Recentemente, publiquei aqui no blog sobre os riscos que o embarcador está sujeito ao não calcular corretamente suas tabelas de frete.

O fato é que todo Gestor de Transporte – responsável pelas negociações de frete e contratação de transportadoras – certamente já se deparou com propostas dos mais variados tipos. Normalmente, as tabelas costumam ser estruturadas de um modo que quem as não conhece, se assusta. Outras, apesar de mais simples e resumidas, podem esconder certos detalhes nas entrelinhas que, no final das contas, custam mais caro do que se imaginava.

Mas a dúvida é: diante da diversidade e complexidade das tabelas de frete aplicadas no mercado, como tornar a avaliação de propostas um processo mais ágil, isento e efetivo? É possível considerar amplas variáveis em um mesmo nível de análise?

Acompanhe neste artigo como descomplicar suas tabelas de frete e fundamentar sua tomada de decisão em transporte em valores reais, precisos e mais estratégicos para a empresa.

As Tabelas de Frete no atual cenário de (grande) parte dos Embarcadores

É comum encontrar embarcadores que têm verdadeiro pavor das tabelas de frete que as empresas de transporte aplicam atualmente. Não é por menos, basta notar a quantidade e variedade de taxas, as inúmeras variáveis de cálculo e a complexidade da precificação em si, que, sem dúvida, é de causar espanto.

No entanto, há um modo simples e eficaz para interpretar, analisar e comparar simultaneamente tabelas de frete de diferentes tipos. Com ele, é possível apurar cada componente de forma detalhada, ter visibilidade dos custos e ainda atingir resultados mais efetivos na contratação de transportadoras. Quer saber como? Então continue acompanhando!

Em geral, quando a transportadora apresenta sua proposta comercial, fica difícil para o embarcador avaliar, de imediato, se aquela condição é financeiramente a mais viável para o negócio. Isso porque, como não há um modelo padrão de tabela de frete no mercado, é possível que existam fatores (condicionados a volumetria ou valor mínimo transportado, por exemplo) por trás das vantagens oferecidas.

Por isso, é preciso que a análise seja aprofundada, afinal:

Fazer uma simples comparação entre componentes ou estimar superficialmente as tarifas apresentadas não oferece a garantia de que o gestor está tomando a melhor decisão.

Os diferentes formatos de Tabelas de Frete e seus principais obstáculos

Além de representar uma dificuldade para fins comparativos, a ampla variação no formato das tabelas também resulta em impactos negativos na conta frete do embarcador, tendo em vista que a complexidade para interpretar tantas variáveis pode levar parte dos gestores a:

  1. Lidar com números parciais ou errôneos, o que causa inconsistência ao confrontar com valores já praticados e/ou demais propostas;
  2. Considerar na sua avaliação apenas a checagem visual dos valores (o famoso: “olhei por cima e está tudo certo!”)
  3. Deixar de questionar a transportadora em caso de dúvidas, já que pode pensar que passará por despreparado por não conhecer tal informação;
  4. Não levar em conta todos os detalhes descritos nas Generalidades, que podem apresentar elementos determinantes na composição do valor do serviço;
  5. Não gerar projeções e simulações de embarque, deixando de submeter a tabela a situações reais da operação e possíveis cenários logísticos;
  6. Perder oportunidades de negócio por não realizar a correta avaliação dos valores propostos;
  7. Tomar decisões sem o devido embasamento, provocando prejuízo e/ou deixando de gerar uma importante economia para a empresa.

Em tempo, outros fatores como: demandas mais urgentes, falta de estrutura de trabalho, equipe reduzida e demais atribuições do gestor de transporte, deixam os assuntos estratégicos ligados à gestão de transporte – como a negociação de tabelas de frete – cada vez mais distantes da realidade das companhias.

Como resultado, além de perdas financeiras, a empresa permanece no mesmo círculo vicioso, conhecido como “cultura da urgência”, onde a logística precisa realizar em prazo recorde o que deixou de ser feito em tempo hábil desde o início do ciclo de atendimento… (mas isso já é tema para outra conversa).

Nesse momento você deve estar se perguntando:

  • Como tornar a interpretação das tabelas de frete algo mais simples?
  • É possível estabelecer um padrão de análise diante de tantas variáveis?
  • Há como avaliar diferentes propostas considerando cada uma das suas inúmeras características?
  • Como obter subsídios relevantes para as negociações de transporte?
  • Como usar as propostas de frete a meu favor e otimizar os resultados no processo de contratação de transportadoras?

As perguntas em torno desse tema realmente são muitas, mas a solução passa por uma única resposta:

É preciso desconstruir para reconstruir.”

Filosofia? Não, é tecnologia!

Tecnologia: A Solução para a Gestão de Tabelas de Frete

Na frase acima citada, desconstruir não significa destruir, e sim desmontar para ver como funciona. O termo poderia ser usado para resolver uma situação onde se pretende comparar, entre duas ou mais amostras, os mesmos elementos, sendo estes constituídos de formas diferentes. Confuso? Calma, eu explico.

Assumindo esse conceito às tabelas de frete, seria o mesmo que dizer que as transportadoras usam, em geral, os mesmos componentes e taxas, porém com aplicações e valores distintos. Logo, quando um software individualiza cada um desses elementos, possibilita uma condição de igualdade às propostas, já que a distinção quanto à forma de cálculo é suprimida por regras e parâmetros customizáveis, e a variação de preços é absorvida no processo de cadastro de dados.

Portanto, duas questões são primordiais nesse momento: em primeiro lugar, a correta interpretação das tabelas de frete; e em segundo lugar – mas não menos importante – um sistema de gestão que considere todas as variáveis de cálculo.

TMS Embarcador: Como descomplicar suas negociações de transporte

Como se sabe, a tecnologia tem a incrível capacidade de entregar a solução de grande parte dos problemas nas operações logísticas internas das empresas. Dentre eles, os gargalos no setor de transporte, que pode representar até dois terços dos custos logísticos totais da companhia.

No caso específico das tabelas de frete, a avaliação pode ser amplamente simplificada com a adoção de um Sistema de Gerenciamento de Transporte, que que irá conferir agilidade, segurança e efetividade para a tomada de decisão.

No entanto, no momento de contratar um software no mercado, é fundamental que a empresa escolha uma plataforma realmente aderente às suas demandas. Se o gestor deseja simplificar a análise de suas propostas, colocando-as em um mesmo patamar de avaliação de preços e, além disso, automatizar seu processo logístico e obter vantagem competitiva por meio de informações estratégicas de negócio, precisa considerar essas 2 características em um TMS embarcador:

1. O cadastro de dados precisa ser simples, dinâmico e intuitivo

Um software especialista permite o cadastro de todos os possíveis modelos de tabelas e suas respectivas particularidades, abrangendo diferentes regras de cálculo e taxas de frete. Caso ainda não esteja previsto na plataforma, é possível criar um componente customizado, considerando os critérios em cada situação.

O processo de inserção de dados deve ser simples e dinâmico, possibilitando ao usuário criar no sistema a estrutura necessária para atender a configuração de cada negociação, independentemente de qualquer peculiaridade. Do mesmo modo, o embarcador pode delegar a operação de cadastro para o transportador, que com acesso exclusivo como fornecedor, faz o input da tabela no portal, e o contratante apenas valida e aprova a proposta no sistema.

2. A solução deve gerar subsídios consistentes para a tomada de decisão

Com as negociações habilitadas no sistema, o gestor poderá criar uma série de projeções de cenários logísticos e identificar as alternativas de transporte mais aderentes às suas necessidades. Por exemplo, com a simulação de embarques entre as transportadoras homologadas, o TMS provê a análise comparativa de valores de frete e prazos de entrega mediante o percurso e detalhes informados, indicando a melhor opção conforme o critério definido pela empresa.

Além disso, o mesmo recurso pode ser aplicado para avaliar novas propostas de serviço de transporte e o impacto dos reajustes das tabelas. Tudo isso, levando em conta as particularidades e entrelinhas das negociações cadastradas.

Os benefícios para o embarcador com esta aplicação se baseiam em: controle e redução da conta frete, maior poder de barganha, ampla visibilidade dos custos, ganho de tempo em processo análise e insumo estratégico para a tomada de decisão.

“Dica Bônus”:

É importante que os resultados obtidos através do TMS estejam estruturados em formato de relatórios, dashboards e Business Intelligence.

Esse não é um detalhe. Na verdade, torna-se uma premissa a partir do momento em que o embarcador contrata uma solução que entregue demonstrativos claros, dispensando a necessidade de controle em planilhas paralelas. Com isso, os registros ficam disponíveis de forma organizada, inclusive, com a flexibilidade de análise segmentada de acordo com os filtros aplicados – por transportador, tipo de operação, período, Unidade de Negócio, Centro de Custos, entre outros.

O TMS deve oferecer a extração de informações gerenciais e operacionais em relatórios e indicadores de desempenho alinhados às melhores práticas do mercado. Com um nível apurado de dados, a empresa encontrará subsídios para a gestão de custos, nível de serviço e gerenciamento dos resultados da operação interna e de terceiros.

Agora que você conhece a forma mais efetiva para descomplicar suas tabelas de frete, já sabe que o momento de investir em tecnologia e transformar sua logística de transporte É AGORA!

Se você tem interesse e deseja saber mais sobre como um TMS especialista pode transformar a atual gestão de fretes da sua empresa, continue ligado no conteúdo do Blog Logística na Prática.

Um abraço e até a próxima!

Claudionei de Andrade

Claudionei de Andrade

Claudionei de Andrade - Instrutor na LNP Cursos Gerenciais. Graduado em Administração de Empresas, especialista em Gestão Estratégica Empresarial e especialista (MBA) em Logística e Distribuição. Possui experiência profissional na área logística de transportes, armazenagem e gestão de frota.

Website: http://www.logisticanapratica.com.br

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