Gerenciamento de Entregas: Como implementar um controle proativo e eficiente

Muitas empresas ainda não se deram conta de que a ausência de um controle efetivo sobre as entregas representa uma fonte de perdas para a companhia. Enquanto algumas organizações não demonstram a menor preocupação com o gerenciamento de seus pedidos, outras acreditam que fazem algum tipo de gestão, isto é, há embarcadores que entendem que recorrer a planilhas, e-mails, telefone e sites de transportadoras seja um método eficiente de controlar a entrega de suas mercadorias.

Particularmente, não considero este tipo de ação um meio realmente eficaz. Na verdade, apenas revela que o acompanhamento de entregas cumpre papel burocrático na logística interna, sendo um mero mecanismo de consulta para responder a clientes internos e externos – quando muitas vezes a “bomba já estourou” – e também como base para preencher relatórios e indicadores.

Minha principal restrição quanto a este modelo é que ele não oferece os subsídios necessários (e no tempo adequado) para a equipe logística tomar ações efetivas e evitar o agravamento do problema, atuando na sua solução.

Em um cenário onde o embarcador é dependente de seu transportador quanto às informações de entrega, e estas não são divulgadas em tempo real, uma situação envolvendo inversão de volumes, por exemplo, seria comunicada à Logística pela área Comercial da empresa, cujo cliente entrou em contato sinalizando atraso na entrega do seu pedido. Neste caso, vamos à ordem cronológica dos fatos:

  1. O cliente reclamou do atraso da entrega ao departamento de Vendas ou SAC;
  2. O vendedor ou atendente acionou a Logística para verificar e solicitou extrema urgência;
  3. A Logística constatou (no dia seguinte, porque dependia do retorno da transportadora) que a origem do atraso foi a troca de volumes;
  4. A transportadora pediu 2 dias para resolver o problema;
  5. Como o cliente não poderia esperar, a empresa providenciou um novo envio e contratou transporte aéreo (frete pago por ela, é claro) para chegar mais rápido, já que o cliente estava a ponto de ir para o concorrente.

Algumas reflexões sobre este caso:

  • Como a logística poderia ter se preparado para administrar situações como essa? A forma como “gerencia” suas entregas (à espera de um milagre) realmente foi efetiva?
  • Quais os efeitos financeiros, comerciais e operacionais algo do gênero pode causar?
  • Os custos com retrabalho, processos e de transporte arcados pela empresa para tentar apagar uma má impressão poderiam ter sido evitados se houvesse outra sistemática?

Esta é uma situação hipotética, porém corriqueira na realidade de muitos embarcadores. No entanto, diante da proporção dos impactos causados pela falta de um controle preciso sobre as entregas, não se pode consentir com argumentos que nos levam aos mesmos erros cometidos no passado, quando não existiam alternativas mais viáveis, seguras e efetivas.

Mas, afinal, de que forma é possível implementar uma gestão de entregas eficiente e proativa?

Mais uma vez, a aplicação da tecnologia surge como resposta para a solução de questões que envolvem:

  • Gargalos logísticos;
  • Automatização de processos;
  • Otimização de recursos; e
  • Obtenção de vantagem competitiva.

Acompanhe a seguir como a tecnologia pode apoiar o embarcador no acompanhamento de suas cargas, proporcionando maior controle, segurança e planejamento de entregas.

TMS: Uma janela de oportunidades para o gerenciamento de entregas

Há algum tempo, a tecnologia vem transformando o modo como nos comunicamos, como compramos e, é claro, como desempenhamos nossas principais atividades profissionais.

Na logística, em especial na área de Transporte, os sistemas de gestão mudaram radicalmente a forma como as empresas executam suas operações. Atualmente, o embarcador que tem sua distribuição de cargas realizada por terceiros – operadores logísticos, transportadores – precisa acompanhar o fluxo logístico de ponta a ponta, ter acesso às informações em tempo real e ser reportado simultaneamente sobre qualquer desvio. Caso contrário, permanecerá atuando de modo reativo, “apagando incêndios” e amargando prejuízos (como no exemplo acima citado).

Os Sistemas de Gestão de Transporte (TMS) são soluções de mercado focadas no gerenciamento logístico. Permitem que os contratantes de serviço de transporte tenham visibilidade, controle e planejamento do transporte a partir da interface de dados entre os integrantes da cadeia de suprimentos.

As vantagens para as empresas quem dispõem de um TMS não se resume à redução de custos, apesar de este ser o maior motivador quando decidem pela implantação do sistema.

O que se percebe é que os benefícios obtidos com a ferramenta excedem a esfera financeira e são facilmente notados com a automatização, o que resulta em expressivo ganho de tempo em processos e libera a equipe logística para demandas mais estratégicas.

TMS e Gestão de Entregas, na prática!

A etapa determinante para a conclusão do ciclo de atendimento do pedido – a entrega – pode ser acompanhada passo a passo, na linha do tempo, por meio do TMS.

Com o uso do sistema, o embarcador encontrará os subsídios para gerenciar suas entregas com propriedade. Os EDIs de Ocorrência são integrados a partir de sua emissão pelo transportador. Dessa forma, a empresa fica ciente de qualquer anormalidade e pode buscar sua resolução rapidamente, antes que o cliente seja prejudicado (integração + previsibilidade = resposta rápida).

Os requisitos básicos para a gestão de entregas em um TMS se concentram em um conjunto de cadastro e parâmetro de dados consistente no que tange a regiões atendidas, seus respectivos prazos e frequência de atendimento, bem como no êxito da interface de ocorrências de entrega entre transportador e embarcador. (base de dados sólida + EDIs integrados = premissas atendidas).

No TMS, o usuário tem acesso a funcionalidades desenvolvidas especificamente para a gestão de entregas, como um painel de acompanhamento, onde são listadas todas as notas fiscais de determinado período com seus respectivos prazos e posições de entrega. Configurações podem ser aplicadas para facilitar a visualização de atrasos, indicando possíveis ações a serem tomadas (visão macro + automatização = solução ágil).

O sistema permite que setores como o SAC possam consultar o posicionamento de entrega de determinado documento – pedido, nota fiscal ou conhecimento de transporte, por exemplo – descentralizando esta função que até então gerava gargalo na Logística. Inclusive, além de áreas internas, o TMS possibilita que o cliente realize a consulta de status do pedido, programando o recebimento e melhorando sua experiência de compra. (usabilidade + autonomia = fluidez nos processos).

Para as empresas de transporte que não possuem recursos tecnológicos mínimos para gerar as ocorrências de entrega, um TMS especialista permite que as transportadoras acessem um portal exclusivo do fornecedor, onde o mesmo poderá realizar este e outros registros sob demanda, de forma manual. (plataforma colaborativa + adesão de parceiros = atuação conjunta).

É possível também vincular o pagamento do frete à comprovação de entrega, ou seja, com a entrada do EDI no sistema e/ou apontamento manual da entrega, o TMS gera um documento de autorização de cobrança (pré-fatura), com a relação de CT-es aptos para pagamento – auditados, validados e entregues – e envia para o transportador emitir a fatura de transporte. (processos executados + documentos associados = ampliação do controle).

Com base no TMS, o embarcador tem as principais informações disponíveis em tempo real. Além de realizar consultas específicas e tomar ações imediatas em casos imprevistos, tem à disposição uma série de relatórios e dashboards, que o permite avaliar a eficiência de entrega sob os mais diversos aspectos: por região, transportadora, cliente/fornecedor, entre outros. (informações precisas + ações estratégicas = diferencial competitivo).

Sobre o investimento em sistemas de gestão de transporte é possível que, ao avaliar o custo, algumas companhias os classifiquem como “caros”. No entanto, ao fazer o diagnóstico logístico atual da empresa e projetá-lo com o software em plena utilização, nota-se que o projeto se paga em pouco meses (normalmente em menos de um ano). Nesta análise, é fundamental enxergar VALOR além do preço.

Do ponto de vista operacional, sair do padrão manual e repetitivo para uma nova metodologia – onde o sistema TMS tem a capacidade de conectar toda a cadeia e oferecer, com rapidez e eficiência, os recursos essenciais para a tomada de decisão – sem dúvida, significa elevar a logística de transporte ao próximo nível, além de representar uma mudança de patamar para a empresa.

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Um abraço e até a próxima!

Claudionei de Andrade

Claudionei de Andrade

Claudionei de Andrade - Instrutor na LNP Cursos Gerenciais. Graduado em Administração de Empresas, especialista em Gestão Estratégica Empresarial e especialista (MBA) em Logística e Distribuição. Possui experiência profissional na área logística de transportes, armazenagem e gestão de frota.

Website: http://www.logisticanapratica.com.br

1 Comentário

  1. ENILA

    ÓTIMO ARGUMENTO..
    hipotético de venda de um produto, e entrega em domicílio através de uma transportadora particular .

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